Hemmeligholdelsesaftale

Parter i hemmelighedsaftalen

Aftalens parter skal defineres. Såfremt den part, som du udleverer fortrolig information til, har tilknyttede selskaber (moder- eller datterselskaber), bør det anføres, at sådanne selskaber også omfattes af Aftalen.

Indledende bestemmelser

Aftalen bør indledes med en bestemmelse, som kort beskriver, hvorfor Aftalen indgås, ligesom Aftalens parter bør defineres. F. eks.:

• ”Part X beskæftiger sig med XX, og har i den forbindelse behov for hjælp til videreudvikling af XX (du kan med fordel vedlægge en projektbeskrivelse, forudsat denne ikke er at betragte som fortrolig). Part X vil i den forbindelse udlevere fortrolig information, hvorfor nærværende Aftale indgås”.

Såfremt du forud for indgåelsen af denne Aftale har haft kontakt med XX, bør det af Aftalen fremgå, at Aftalen afløser samtlige tidligere mundtlige såvel som skriftlige aftaler om emnet, ligesom Aftalen tillige finder anvendelse for fortrolig information, som er udleveret til XX forud for Aftalens indgåelse.

Fortrolig Information

Aftalen bør definere, hvad der skal forstås ved fortrolig information. Du har en klar interesse i at definere fortrolig information så bredt som muligt med henblik på at undgå, at der senere opstår tvivl herom.

Vi anbefaler, at du dels formulerer definitionen bredt og dels meget konkret. Den brede definition kunne f. eks. formuleres som følger:

• ”Benævnelsen ”fortrolig information” benyttes efterfølgende. Det betegner og inkluderer enhver information herunder produktinformation videregivet af X eller repræsentanter herfra til XX, uanset om det er videregivet skriftligt, mundtligt, elektronisk eller gennem noget andet medie eller format”

Undtagne informationer

I det omfang, hvor de informationer, som du udleverer, allerede er offentligt tilgængelige, er det ikke rimeligt, at disse skal omfattes af Aftalen. Du bør derfor indsætte en bestemmelse, der regulerer dette forhold.

En sådan bestemmelse kunne eksempelvis have følgende ordlyd:

”Følgende information er undtaget:

• Information der på tidspunktet for underskrivelsen af hemmeligholdelsesaftalen med XX er offentligt kendt.
• Information, der efterfølgende bliver offentligt kendt på anden vis end ved XXs brud på denne aftale, eller information, som XX var i besiddelse af før aftalens indgåelse, hvilket skal være dokumenteret skriftligt.
• Viden XX har tilegnet sig fra en tredjepart, uden at denne viden er omfattet af en hemmeligholdelsesaftale, i tilfælde af at XX er informeret om at tredjeparten med rette kunne give den videre.
• Viden, der er opbygget internt i XX uden reference til nogen form for fortrolig information fra X”.

Anvendelse af fortrolige informationer

Du bør definere, til hvilke formål XX må anvende den fortrolige information, der udleveres.
Det kunne eksempelvis være relevant at regulere:

• At fortrolig information alene må anvendes til gennemførelsen af de opgaver, som fremgår af præamblen
• At XX alene må videregive den fortrolige information til de ansatte, der måtte have behov herfor
• At XX hverken direkte eller indirekte må udnytte den fortrolige information kommercielt
• At XX ikke må anvende de fortrolige informationer til eksempelvis at søge om patent el. lign.

Det bør overvejes, om XX er berettiget til at kopiere den udleverede og fortrolige information. Forholdet er nærmere det, at du har ejendomsretten til den udleverede information. Som udgangspunkt bør det derfor kræve samtykke, såfremt XX kopierer den udleverede information.

Behandling af fortrolig information

Det bør af Aftalen fremgå, at XX skal håndtere og beskytte den udleverede information med samme omhu som sine egne fortrolige informationer.

Tilbagelevering af fortrolig information

Det bør klart fremgå af Aftalen, at XX på anfordring fra dig er forpligtet til straks at tilbagelevere al den information, der er udleveret, alternativt dokumentere at samtlige fortrolige informationer er destrueret.

Efter tilbagelevering eller destruktion må XX ikke være i besiddelse af noget materiale, der tilhører dig.

Misligholdelse af hemmelighedsaftale

Det bør fastslås, at dansk rets almindelige regler for erstatning finder anvendelse. Det bør videre defineres, hvilke forhold som under alle omstændigheder vil udgøre en væsentlig misligholdelse af Aftalen.

Følgende er eksempler på bestemmelser, der kan indsættes. Det præciseres, at bestemmelsen vedrørende omvendt bevisbyrde er meget hård, hvorfor denne alene bør anvendes, hvor der er tale om fortrolige informationer, som ved offentliggørelse heraf vil være direkte velfærdstruende for din virksomhed:

• ”Det betragtes blandt andet som misligholdelse af nærværende aftale, såfremt oplysninger der betragtes som fortrolig, er kommet tredjemand til kundskab uden, at du har givet samtykke hertil.
• Det aftales, at hvis fortrolige informationer kommer til tredjemands kundskab, så skal XX dokumentere, at oplysningerne ikke er kommet til tredjemand på grund af forhold hos XX. Såfremt XX ikke kan dokumentere, at oplysningerne ikke er kommet til tredjemand via XX, anses dette som dokumentation for, at oplysningerne er videregivet af XX, og nærværende aftale betragtes således som misligholdt.
• Det betragtes endvidere som misligholdelse af nærværende aftale, såfremt fortrolige informationer udnyttes af XX erhvervsmæssigt.

Konventionalbod

Fordelen ved indsættelse af en konventionalbod er, at du slipper for at dokumentere, at du har lidt et tab. Du vil ofte have særdeles store problemer med at dokumentere et tab, idet XXs misbrug af fortrolig information ikke nødvendigvis medfører et direkte tab for dig.

En konventionalbodsbestemmelse bør definere, hvilke forhold som kan udløse boden – eksempelvis erhvervsmæssig udnyttelse af fortrolig information – ligesom bestemmelsen bør definere, hvilket beløb boden skal udgøre for hver misligholdelse.

Øvrige bestemmelser

Du bør overveje, om der skal indsættes et forbud mod, at XX i en periode efter samarbejdets ophør kan headhunte dine medarbejdere.

Aftalen bør præcisere, at Aftalen er uopsigelig og i henhold til forholdets natur tidsubegrænset.

Lovvalg og værneting

Såfremt det ulykkelige måtte ske – og du bliver uenig med XX – er det vigtig, at det af Aftalen fremgår, hvilket lands ret der finder anvendelse, og hvor en eventuel retssag skal anlægges.

Eksemplarer og underskrifter

Det bør fremgå, hvor mange eksemplarer af Aftalen, der findes. Aftalen underskrives af den eller de personer, der kan tegne XX og dit selskab.