Bogføringsprogrammer

Her er beskrevet hvad et bogføringsprogram grundlæggende kan.

Bogføringsmoduler

I de fleste bogføringsprogrammer er der en række grundlæggende elementer, der går igen. Her kan du lære de vigtigste moduler at kende.

Finansmodul

Systemets grundmodul kaldes i de fleste programmer for finansmodulet. Det er her, den egentlige bogføring foregår. I hvilket omfang øvrige moduler benyttes, varierer fra den ene virksomhed til den anden.

I finansmodulet finder man:

• Kontoplanen
• Kassekladden.

Nogle programmer indeholder et forslag til en kontoplan. Det er dog ikke sikkert, at denne kontoplan er hensigtsmæssig at arbejde med i din virksomhed. Man kan derfor normalt fravælge denne kontoplan og lave sin egen i stedet for.

Kassekladden benyttes til indtastning af posteringer. Her kan du indtaste et større eller mindre antal posteringer i kladdeform, udskrive dem på en liste til korrekturlæsning, derefter rette, slette og tilføje efter behov.

Værd at vide om bogføring

Kassekladden bliver først bogført, når du færdig med at rette den til. Herefter er det slut med at rette i bogføringen, og eventuelle fejl kan fra nu af, kun rettes ved at danne en ny postering med samme beløb, men modsat fortegn – en såkaldt modpost.

Debitormodul

Debitormodulet indeholder et kundekartotek. Modulet kan i de fleste systemer udskrive fakturaer, som bogføres automatisk – dels på debitorkonto, dels i finansmodulet.

I debitormodulet findes desuden forskellige muligheder til debitorstyring, fx renteberegning, som man kan benytte alt efter behov.

Endelig findes en lang række andre funktioner, fx oplysninger til brug for salgsstatistikker.

Kreditormodul

Kreditormodulet indeholder et leverandørkartotek og kan bruges til at styre betalinger til leverandører.

Du kan også bruge funktioner til fx købsstatistikker i kreditormodulet.

Lager

Lagermodulet kan først og fremmest bruges til to ting:

• Et varekartotek
• Et beholdningsregnskab

Et varekartotek beskriver, hvilke varer man har på lager, sælger, eller på anden måde anvender i sin virksomhed. Kartoteket kan indeholde oplysninger om salgspriser på de enkelte varer. Kartoteket kan bruges som grundlag for fakturering, hvor oplysninger til brug for fakturering kan hentes fra lagermodulet.

Et beholdningsregnskab viser løbende lagerbeholdningen på hvert enkelt varenummer. Erfaringer med beholdningsregnskaber viser dog, at det ikke er uden problemer at få et sådant system til at fungere i praksis. Det kræver en meget høj grad af ordenssans og disciplin, hvis beholdningsregnskabet skal fungere tilfredsstillende i praksis.

Lagermodulet som varekartotek

Man kan godt bruge lagermodulet som varekartotek uden at føre beholdningsregnskab. Det indebærer selvfølgelig, at man ikke udnytter systemet fuldt ud, men det giver betydeligt færre praktiske problemer.

Udskrifter

I alle modulerne er der mulighed for at lave en række forskellige udskrifter på papir. I nogle programmer er der en udskriftsmenu tilknyttet hvert enkelt modul. I andre er der et særskilt udskriftsmodul, der samler udskrifter fra de øvrige moduler.

Fra finansmodulet kan man lave udskrifter af råbalancer og kontokort. Det er de helt grundlæggende udskrifter, som skal være der, og ofte kan man nøjes med disse i praksis.

Derudover findes der en række andre udskriftmuligheder, som kan være relevante for forskellige virksomhedstyper.

Fra debitormodulet kan man lave saldolister, kontoudtog, rykkerlister etc.

Kreditor, lager- og øvrige moduler har tilsvarende hver deres egne udskrifter

---