Litteratur
Læs om bogen Knæk en årsrapport
Planlægning af budget og budgetkontrol
En vigtig opgave for en direktør er at udarbejde virksomhedens budget og efterfølgende foretage kontrol af om budgettet holder.
Typisk vil det interne regnskab i en veldreven virksomhed fungere som kontrol / opfølgning af budgettet.
Tre faser i budgettering
Opgaverne i relation til budget og internt regnskab kan groft inddeles i tre faser:
- Budgetplanlægning er, hvor de principper og mål formuleres som leder frem til udarbejdelse af budgettet.
- Budgetstyringen, hvor budgettet gennem perioden benyttes som styringsværktøj
- Budgetopfølgningen, hvor der foretages en opfølgning og dybtgående analyse
1. Budgetplanlægning
Budgettering starter med at beskrive virksomhedens handlingsprogram. Handlingsprogrammets forventede konsekvenser skal herefter beskrives i økonomiske termer.
Handlingsprogrammet består af flere forskellige aktiviteter og hver af disse aktiviteter skal budgetteres.
Læs mere om 1. Budgetplanlægning
Arbejdet med udarbejdelse af budgettet kan beskrives som omfattende følgende indbyrdes overlappende opgaver:
- Planlægningsopgaven, som skal sikre, at der vedtages sammenhængende planer for virksomheden som helhed og for virksomhedens enkelte funktioner.
- Ressourcefordelingsopgaven skal sikre, at de disponible ressourcer fordeles hensigtsmæssigt mellem afdelinger, opgaver, formål, mv.
- Opfølgningsopgaven, som indebærer løbende sammenhold mellem planlagte og realiserede mål. Herunder opfølgning på tekniske koefficienter og skønnede økonomiske sammenhænge.
- Delegeringsopgaven, hvor der i budgettet fordeles opgaver og ansvar for virksomhedens ressourcedisponering og arbejdets udførelse.
- Koordineringsopgaven, som sikrer, at beslutninger træffes i sammenhæng og i overensstemmelse med virksomhedens overordnede mål.
- Interaktionsopgaven sikrer, at ledelse og medarbejdere indgår i et socialt samvirke omkring fastlæggelse og fordeling af ressourcer.
- Motivationsopgaven, hvorved sikres, at ledere og medarbejdere tager ansvar for realisering af mål og planer.
Bestyrelsens involvering
Stort set alle bestyrelser deltager i budgetprocessen gennem vedtagelse af budgettet, men bestyrelsens involvering i den forudgående proces er meget forskellig fra virksomhed til virksomhed.
2. Budgetstyringen
Budgetter for specifikke aktiviteter bør specificeres, så de ansvarlige ledere kan planlægge og følge op på de resultatelementer, de selv kan påvirke.
Hvilke budgetter, der skal udarbejdes, afhænger af den enkelte virksomheds forhold.
Følgende eksempler på budgetter kan bruges som guideline:
Læs mere om 2. Budgetstyringen
- Stykomkostningsbudgetter med standardkalkulationer.
- Kapacitetsomkostningsbudgetter.
- Budget over finansielle ind- og udbetalinger.
- Driftskapitalbudget med opgørelse af forskydninger i beholdninger af debitorer, lagre, kreditorer, osv.
- Statusbudget med opgørelse af aktiver og passiver
Det er afgørende, at bestyrelsen sikrer, at der er indre sammenhæng mellem de enkelte budgetter.
3. Budgetopfølgningen
Ved budgetopfølgningen bliver det interne regnskab et kontrolredskab for bestyrelsen. Det interne regnskab, som er opdelt i perioder, sammenholdes med budgettet hvorved man kan kontrollere, at virksomhedens mål realiseres.
Her kan man også tjekke, at de forventede tekniske koefficienter f.eks. varelagerets omsætningshastighed, debitorernes betalingssædevaner osv. følger de forventede og planlagte normer.
Læs mere om 3. Budgetopfølgningen
Typisk vil det interne regnskab i en veldreven virksomhed have en kontoplan som følger posterne i budgettet.
Hvis ikke regnskab og budgetskabelon passer sammen bør man hurtigst få dette udarbejdet.
Sidst opdateret: 04.02.2013
