Et typisk sagsforløb
Dette er en beskrivelse af forretningsgangen for gennemførelsen af den del af Early Warning (EW) forløbet, der omfatter den frivillige rådgivers tildeling af en kriseramte virksomhedens til afslutningen af forløbet i EW regi.
Formålet med denne forretningsgang er:
- Give den frivillige rådgiver et overblik, hvorledes et rådgivningsforløb kan udføres, og hvad der forventes
- Sikre en ensartethed i udførelsen af forløbet mellem den kriseramte virksomhed, EW konsulenten og den frivillige rådgiver
- Samle viden og erfaring vedrørende de frivilliges rådgivers arbejde med de kriseramte virksomheder.
Beskrivelsen omfatter ikke den faglige del af forløbet, som indlysende afhænger af opgavens art. Det skal også understreges, at forretningsgangen kun er vejledende, idet konkrete forhold kan gøre det nødvendigt at handle anderledes
Hvilke virksomheder sendes til frivillig rådgiver?
På basis af typisk et eller to afklarende møder mellem EW konsulent og virksomhed fastlægges en overordnet plan for hvad der skal ske.
I planen vil der ofte indgå en frivillig rådgiver, hvis virksomheden har et potentiale til fortsat drift med en intensiv indsats fra den rette frivillige rådgiver.
Hvis virksomhedens ikke kan fortsætte driften, men der en gevinst for virksomheden at foretage en styret afvikling, kan en frivillig rådgiver ligeledes være en del af løsningen.
Såfremt virksomhedens udfordringer bedst løses ved hjælp af juridiske værktøjer vil EW konsulenten sikre at en dygtig advokat bliver sat på sagen. Parallelt hermed kan der dog i visse situationer også være behov for at tilknytte en frivillig
Hvordan udvælges den frivillige rådgiver?
Når EW konsulenten sammen med virksomheden har besluttet, at der skal tilknyttes en frivillig rådgiver til det videre arbejde med virksomheden, udarbejder EW konsulenten en kort virksomhedsbeskrivelse i anonymiseret form.
Beskrivelsen sendes rundt til de frivillige, som har tilkendegivet at de ønsker at løse opgaver indenfor den pågældende region. På baggrund af de tilbagemeldinger der kommer vælges en frivillig.
I valget indgår bl.a. følgende:
- Kompetencer og erfaring fra branchen ifh. til problemstillingen
- Ressource behovet, kan den enkelte FR afse den nødvendige tid
- Logistikken, afstanden imellem FR og virksomheden
- Fleksibilitet, møderne foregår oftest i virksomheden, når denne har tid
- Habilitet i forhold til virksomheden
- Spredning af opgaver, flest mulige FR kommer i arbejde.
Hvis EW konsulenten finder det formålstjenligt, kan han i forbindelse med valget af en frivillig rådføre sig med virksomheden.
Tidshorisonten for denne proces fra udsendelsen af virksomhedsbeskrivelsen til valg af FR og besked til de positive henvendelser, der ikke fik opgaven, går normalt 1 uge. Undtagelsesvis kan det gå længere tid på grund af manglende beslutning i virksomheden.
Særlige hensyn kan tale for at ovennævnte ”udbudsrunde” droppes til fordel for en direkte henvendelse til en frivillig rådgiver. Det kan bl.a. være tilfældet hvis en bestemt frivillig er helt oplagt til opgaven
Overdragelsen
Overdragelsen af virksomhedsopgaven til den frivillige sker som hovedregel ved et fælles møde mellem EW konsulent, frivillig og virksomhed
Mødet har flere formål:
- Den frivillige får et nærmere indblik i virksomheden og dens problemstillinger
- Virksomheden får et indtryk af den frivilliges baggrund og personlighed
- Hovedproblemstillingerne drøftes og fastlægges
- Både virksomhed og frivillig har mulighed for at vurdere om det er et samarbejde begge parter ønsker etableret
- Afstemning af forventninger (hvor lang tid, hvilke områder, hvor hyppige møder mv.)
Såfremt der er enighed om at igangsætte samarbejdet skal rådgiveraftalen underskrives af alle tre parter. Når aftalen er underskrevet er den frivillige dækket af en professionel rådgiveransvarsforsikring.
- Gå til rådgivningsaftale
Det videre forløb
I det videre forløb følges virksomheden af den frivillige rådgiver, som skal rådgive/vejlede virksomheden gennem processen og stille sine erfaringer og netværk til rådighed.
Opstår der tvivlsspørgsmål kontakter den frivillige den EW konsulent som har lavet den indledende screening af virksomheden.
Rådgivningsbehovet kan ændre karakter undervejs. Får den frivillige brug for assistance af andre kan han søge hjælp hos andre frivillige, bl.a. via linkedin.com grupperne (regionale eller national).
Tilknytning af en anden eller evt. supplerende frivillig skal altid koordineres med den pågældende EW konsulent, og der skal underskrives en rådgivningsaftale for den nye/ekstra frivillige.
Exit
Det svære spørgsmål er: Hvornår kan den frivillige rådgiver slippe virksomheden? Der er ikke et entydigt svar, men der kan opstilles nogle retningslinjer.
Når det er kommet en afklaring på virksomhedens fremtidige eksistens, og den frivillige rådgiver ikke kan bidrage væsentligt til virksomhedens fortsatte positive udvikling, er Early Warning opgaven afsluttet.
En afklaring er enten, at virksomheden har eller er godt på vej til at genvinde sin indtjeningsevne og de finansielle forhold er på plads eller at virksomheden er afviklet.
Det er vigtigt at der sker en formel og altså skriftlig afslutning af forløbet, enten ved underskrift fra alle tre parter på rådgiveraftalen, eller på anden, skriftlig måde.
Den indholdsmæssige afslutning af forløbet bør som hovedregel ske ved et fælles møde mellem EW konsulent, frivillig og virksomhed. Mødet skal bruges til at gøre status, evaluere, og se på om virksomheden kan hjælpes i sin videre fremdrift på anden vis end via Early Warning.
