Det første bestyrelsesmøde
Det første bestyrelsesmøde kræver noget særligt, fordi her bliver grunden lagt til bestyrelsen fremtidige arbejde.
Ledelsen har ansvaret
Det er ledelsens ansvar, at den nye bestyrelse bliver introduceret til hinanden og til virksomheden.
Det vil være en fordel, hvis det første møde gennemføres efter en stram plan, hvor bestyrelsen kommer igennem hovedpunkterne:
- Generel introduktion til virksomheden,
- Formalia,
- Bestyrelsens fremtidige møde- og emneplan samt punktet eventuelt.
Dagsorden
Det første møde i den nye bestyrelse kan omfatte følgende dagsorden:
1) Generel introduktion
Du skal tage udgangspunkt i at de nye bestyrelsesmedlemmer ikke kender din virksomhed særlig godt. Sørg derfor at den generelle introduktion kommer igennem alle relevante problemstillinger.
Tag fx følgende punkter med under Generel introduktion:
Læs mere om 1) Generel introduktion
- Generel introduktion og præsentation af bestyrelsens medlemmer
- Indledende præsentation og beskrivelse af virksomheden v/ eneejeren / direktøren
- Rundvisning på virksomheden
- Introduktion overfor medarbejderne
- Indgående beskrivelse af virksomhedens produkter og ydelser
- Beskrivelse af virksomhedens organisation og overordnede forretningsgange
- Gennemgang af virksomhedens tilstand, i går, i dag og fremtidig med hovedvægten lagt på en gennemgang af virksomhedens økonomi – sidste årsregnskab samt budget for indeværende år
- Gennemgang af retssager / væsentlige problemer
2) Formalia
Aftaler og fastlæggelse af regler for formalia for det fremtidige bestyrelsesarbejde er vigtige, idet disse udgør det fundament, som bliver bærende for bestyrelsens fremtidige arbejde.
Formalia kan omfatte følgende punkter:
Læs mere om 2) Formalia
- Bestyrelsens konstituering
- Beslutning / drøftelse af bestyrelsens forretningsorden (link til denne)
- Beslutning om fremtidig standarddagsorden (link til denne).
- Beslutning om referatstruktur – beslutningsreferat, tidsterminer for udsendelse af referat, fremtidig underskrift, mv. Læs om referater (link)
- Gennemgang af revisionsprotokol og beslutning om fremtidig behandling heraf. (Link revisionsprotokollat)
- Afvikling af fremtidige møder, indkaldelse, form, mv.
- Ønsket rapportering til bestyrelsen fra virksomheden, månedsregnskaber, ordrebeholdning, etc.
3) Bestyrelsens møde- og emneplan
Det er generelt en fordel, at fastlægge bestyrelsens møder for en længere periode og fastholde en gang aftalte møder, idet bestyrelsesmedlemmer typisk er travle og det kan være vanskeligt med kort varsel at fastlægge møder.
Læs mere om 3) Bestyrelsens møde- og emneplan
Tidspunkt
Tilsvarende er det normalt en god idé at placere bestyrelsesmøder sidst på dagen, idet der er erfaring for, at det er lettere for travle bestyrelsesmedlemmer, som har deres eget arbejde / virksomhed at finde tid til et møde kl. 16 – 20 end midt på dagen.
Kan trække ud
Endelig giver et møde på dette tidspunkt mulighed for at lade et møde fortsætte ud over det en gang aftalte tidspunkt, hvis det viser sig ikke, at være muligt at nå igennem dagsordenen på den stipulerede tid, idet det dog generelt er en uskik, hvis ikke møder afsluttes på forventet tidspunkt.
Sidst opdateret: 23.08.2011
