General Terms and Conditions of Sale

Kunden skal kende GTCS
Et af de største problemer med GTCS er at de ikke bliver aftalt mellem sælger og køber. Dermed kan de ikke kan gøres gældende over for køber, i det øjeblik hvor der er brug for det.

Her er et par ting, du kan gøre, for at søge at undgå den slags skuffelser:

1. Sørg for, at dine kunder underskriver GTCS, hvis det er praktisk muligt
   
2. Sørg for, at du udtrykkeligt henviser til dine GTCS i tilbud og ordrebekræftelser. Du kan f.eks. anvende teksten:
   ”All sales of goods by us are subject to the General Terms and Conditions of Sale printed overleaf
   
3. Sørg for, at dine GTCS er trykt på bagsiden af tilbud og ordrebekræftelser, så din kunde rent faktisk får dem i hænde

GTCS før der skrives under

Du være opmærksom på, at det er en dårlig idé, at du blot henviser til GTCS på din faktura og printer GTCS bagpå. Fakturaen bliver først udstedt, når der er indgået en aftale mellem dig og din kunde (kunden har afgivet sin ordre, og du har bekræftet den), og fakturaen vil derfor som udgangspunkt ikke kunne anses for at være accepteret af kunden, da den ”kommer bagefter”.

Aftalefrihed
Det er vigtigt at være opmærksom på, at der som udgangspunkt er aftalefrihed forstået på den måde, at du kan indsætte de bestemmelser i GTCS, som du ønsker. GTCS er derfor kun et eksempel på, hvordan GTCS kan udformes.

Her kommer en forklaring på de mest komplicerede paragraffer i GTCS:

1.1 – Scope of Applicability
I praksis vil du ofte komme ud for, at dine kunder har deres egne generelle indkøbsbetingelser, som er trykt på bagsiden af deres indkøbsordrer. Hvis du samtidig har trykt GTCS på bagsiden af dine tilbud og ordrebekræftelser, kan man jo spørge, hvilke betingelser der er gældende. Er det dine? Eller er det din kundes?

Battle of forms
På engelsk går problematikken under betegnelsen ”battle of forms”, som må siges at være meget rammende. Bestemmelsen i pkt. 1.1 skal søge at minimere risikoen for, at din kundes generelle indkøbsbetingelser bliver anset for at være gældende, men en sådan bestemmelse er ikke altid nok. Det gælder i særdeleshed, hvor din kunde har en tilsvarende bestemmelse i sine generelle indkøbsbetingelser.

Hvis du vil søge at minimere risikoen for at havne i ”battle of forms”, er her et par gode råd:

1. Læs de generelle indkøbsbetingelser, som måtte være trykt bag på din kundes indkøbsordre eller andetsteds;
2. Hvis du ikke ønsker at acceptere din kundes generelle indkøbsbetingelser, så send et brev til kunden, som indeholder dine GTCS. Bed kunden om at bekræfte, at han eller hun accepterer dine GTCS ved at underskrive brevet og returnere det til dig – og lad være med at begynde at levere produkter m.v., før du har fået det underskrevne brev retur;
3. Hvis kunden afviser at acceptere dine GTCS, så tag en snak med kunden og aftal et sæt betingelser, som I begge kan acceptere.
   
   

2.1 – Offers, Purchase Orders and Order Confirmations
Der er mindst to forhold, som det er værd at være opmærksom på under dette punkt, og som skal nævnes her:

1. Angiv en frist for, hvornår kunden senest skal have accepteret dit tilbud.
2. Hvis kundens accept kommer for sent frem, og du ikke vil godkende kundens accept af dit tilbud, så gør omgående kunden opmærksom herpå skriftligt.
   
   

Hvis du ikke gør det, vil loven i det land, som er gældende for samhandlen med din kunde, afgøre spørgsmålet – med en vis usikkerhed til følge.

2.2 – Offers, Purchase Orders and Order Confirmations
Også her er der mindst to væsentlige forhold, som det er godt at være opmærksom på:

1. Send en skriftlig meddelelse til din kunde om, at du accepterer kundens indkøbsordre, inden for den tidsfrist, der måtte være angivet i indkøbsordren, eller i mangel heraf, så hurtigt som muligt efter du har modtaget den – hvis du altså vil sikre dig ordren rent juridisk.
2. Send omgående din kunde en skriftlig meddelelse om, at du ikke vil godkende kundens indkøbsordre, hvis den indeholder bestemmelser, der ikke stemmer overens med dit tilbud – og du vel at mærke ikke ønsker at acceptere de afvigende bestemmelser.
   
   

Hvis du ikke gør det, vil loven i det land, som er gældende for samhandlen med din kunde, afgøre spørgsmålet – med en vis usikkerhed til følge.

I øvrigt er det helt generelt en dårlig idé at reagere ved at være passiv og gøre ingenting i den tro, at man har sit på det tørre; det har man nemlig ikke altid.

3.2 – Prices and Terms of Payment
Det er vigtigt, at du nøje overvejer, hvad dine betalingsbetingelser skal være, da det er en beslutning, der vil få meget stor betydning for dig rent økonomisk.

3.5 – Prices and Terms of Payment
Denne bestemmelse er udtryk for, at du tager ejendomsforbehold i produkter, som du sælger til dine kunder på kredit, og sådan at du kan tage produkterne tilbage, hvis dine kunder ikke betaler for dem til tiden.

4.1 – Terms of Delivery and Late Delivery
Når du indsætter leveringsbetingelsen i dine GTCS, skal du være opmærksom på, at det har stor betydning for dig, hvilken leveringsbetingelse du indsætter – ikke mindst økonomisk.

”Incoterms 2000” henviser til de leveringsbetingelser, som almindeligvis anvendes i international handel. Du kan finde yderligere oplysninger om Incoterms 2000 på www.iccwbo.org.

For eksempel indebærer DDP (”delivered duty paid”) den største forpligtelse for dig, mens EXW (”ex works”) indebærer den mindste forpligtelse.

DDP

Efter DDP bærer du risikoen for produkterne og alle omkostninger, indtil du har leveret produkterne på den aftalte adresse i importlandet, ligesom du er ansvarlig for at indhente importlicens, varetage toldformaliteter i importlandet m.v.

EXW
Efter EXW har du opfyldt alle dine forpligtelser, når du har stillet produkterne til kundens disposition på din adresse. Kunden bærer risikoen for produkterne og alle omkostninger, der er forbundet med at bringe produkterne fra din adresse til sin egen adresse.

5 – Acceptance of Goods
Hvis du skal bære risikoen for varer under transporten til din kunde og tegne forsikring for risikoen, er det vigtigt, at du sørger for, at kundens frist til at reklamere over mangler ved leverede produkter er stemt af med de betingelser, der gælder for din transportforsikring.

Dækningen under en transportforsikring er som regel betinget af, at forsikringsselskabet bliver informeret om skader, som er omfattet af forsikringen, inden for nogle få dage, efter at produkterne er leveret, og at du omgående sender et brev til transportøren og holder ham ansvarlig for skaderne.

6 – Warranty
Alle kunder uden undtagelse forventer, at du garanterer, at dine produkter er fri for fejl og mangler på det tidspunkt, hvor produkterne bliver leveret, og i en vis periode derefter. Hvis du ikke aftaler noget om ansvar for fejl og mangler med din kunde, vil dit ansvar for fejl og mangler være underlagt de bestemmelser, som findes i det lands ret, som finder anvendelse på jeres samhandel.

Eksempel
Som eksempel bestemmer den danske købelov, at en sælger er ansvarlig for en kvalitets- eller kvantitetsmangel ved et produkt, som var til stede på det tidspunkt, risikoen for produktet overgik til køber i henhold til den aftalte leveringsbetingelse (jf. ovenfor under pkt. 4).

Ansvaret består i op til to år efter, at køberen fik produktet overgivet, og køberen har i henhold til købeloven forskellige beføjelser i anledning af en mangel alt afhængig af produktets og manglens karakter.

For at være sikker på, hvor langt dit ansvar for fejl og mangler går, og hvilke beføjelser din kunde har i anledning af fejl og mangler, er det en god idé, at du selv regulerer det i dine GTCS.

7 – Intellectual Property Rights Infringement
Denne bestemmelse er af stor vigtighed og har til formål at begrænse dit ansvar, hvis de produkter, du sælger, viser sig at krænke andres immaterielle rettigheder såsom patenter, design og varemærker, og ejeren af de immaterielle rettigheder forbyder dine kunder at bruge produkterne.

Hvis ejeren af eksempelvis et patent sagsøger din kunde for patentkrænkelse, så kan din kunde ikke uden videre sende regningen – som efter omstændighederne kan være meget stor – videre til dig. Dit ansvar er begrænset, sådan som det fremgår af pkt. 7. Du kan også vælge at indsætte en bestemmelse i GTCS om, at du ikke har noget ansvar overhovedet, hvis dine produkter viser sig at krænke andres immaterielle rettigheder, men det vil næppe møde velvilje hos dine kunder.

10.1 – Miscellaneous
Hvis du ikke ønsker, at United Nations Convention for the International Sale of Goods (CISG) skal gælde i samhandlen mellem dig og dine kunder, bør det udtrykkeligt fremgå af GTCS.
Hvis det ikke fremgår, vil CISG nemlig gælde i tilfælde, hvor både du og din kunde bor i et land, der har tiltrådt CISG, og alt efter omstændighederne også, hvor det kun er den ene af jer, der bor i et land, der har tiltrådt. Danmark er blandt de lande, der har tiltrådt CISG.

10.4 – Miscellaneous
Da dine GTCS vil blive anvendt over for kunder i forskellige lande, og det derfor er umuligt at optimere bestemmelserne om lovvalg og værneting 100 %, er det en god ide at bestemme, at du kan sagsøge din kunde andre steder end i Danmark, hvis du ønsker det.

På den måde undgår du blandt andet at havne i den situation, at dine GTCS siger, at du skal sagsøge din kunde i Danmark, på trods af at du ikke vil kunne håndhæve en eventuel dansk dom over din kunde i dennes land, fordi landet ikke anerkender og fuldbyrder danske domme.