It-projekter fra start til slut

Hvis virksomheden skal have succes med at udvikle en webshop, et logistiksystem, implementere nyt økonomistyringssystem eller noget helt fjerde er det nødvendigt at have styr på det enkelte faser af projekter. Alt for mange projekter går skævt, fordi de beror på tilfældigheder eller manglende afstemning af forventninger.

Kravspecifikationen

Første skridt er at lave en kravspecifikation. Mange tror fejlagtigt, at det er en lang liste med tekniske krav, men det låser blot udviklerne af løsningen.

I stedet bør din forretningsmæssig kravspecifikation være på 1-2 sider og indeholde beskrivelser af følgende:

• Din virksomhed: Hvem er I, og hvilke produkter arbejder I med?
• Hvem er dine kunder? Hvilke behov har de, som du opfylder?
• Hvilke behov har du, som it-systemet skal løse? Er det en webshop, vil det fx være relevant at beskrive dine behov for sprog, betalingsmuligheder, afregning af moms osv. Har du kunder, der køber stort ind og får rabat, vil det måske være relevant at beskrive behov for kundeportaler med login.
• Hvilke andre it-systemer bruger virksomheden allerede, og er der nogen af dem, som de nye system skal kunne arbejde sammen med?
• Tidsplan - hvornår vil du gerne have dit projekt færdigt?

Du kan downloade en skabelon til kravspecifikation her.

Leverandører

Der findes et hav af it-virksomheder, der kan udvikle it-systemer til dig, eller som måske allerede har færdige løsninger klar. Et godt sted at begynde er at spørge i dit netværk og høre, om de kan anbefale en samarbejdspartner. En anden mulighed er at søge efter en it-rådgiver på Rådgiverbørsen, bruge it-starthjælp eller benytte relevante sites som fx Amino.

Uanset, hvem du vælger, er det altid en god idé at få referencer til kunder, som de har udviklet noget lignende for. Sørg for at ringe til disse kunder og forvis dig om it-virksomhedens kunnen.

Du bør udvælge 2-3 leverandører, så du kan finde det optimale tilbud, som du aftaler møder med. Husk at sende kravspecifikationen til dem før mødet. Det vil også ofte være en god idé at opstille en slags tjekliste med kort formulerede krav til funktioner samt andre kriterier, de vil blive målt på.

Det kan fx være:

• Pris
• Leveringstid
• Arbejdsgange
• Integration med andre systemer

Så ved de potentielle leverandører, hvad de vil blive mål og vejet på.

Omkostninger ved it-projekter

Når du har fundet din foretrukne leverandør og skal til at indgå kontrakten, er det i forbindelse med it-projekter altid vigtigt at tjekke følgende punkter:

• Hvad er licensomkostningerne ved systemet?
• Hvad er de årlige omkostninger, som du løbende betaler?
• Hvis der skal nyudvikles senere, hvad koster det så per time?

Ved at tjekke disse punkter kan det vise sig, at det umiddelbare billigste tilbud på længere sigt ikke er det økonomisk mest fordelagtige. Er systemet udviklet af leverandøren selv, et kendt firma på området, eller er det såkaldt ”open source”?

Det er vigtigt, at andre udviklere kan arbejde på systemet - det sparer dig for en masse frustrationer hvis du vælger at skifte udvikler!

Implementering

Når du skal i gang med at implementere, er en projektplan en rigtig god idé. Sørg for, at du har aftalt deadlines med din udvikler.

Det er også en god idé at få aftalt, hvilke dele af ydelsen, der skal leveres hvornår - samt hvornår hele projektet er klart/afviklet.

I forbindelse med implementering bør du sørge for tidligt at få andre øjne på systemet. Det er godt at få feedback fra andre end din udvikler - brug personer i dit netværk. Dan også en gruppe til en betatest, det vil sige en omfattende afsluttende test af systemet, inden det går i luften.

---