Et økonomisystem er hjertet i din virksomhed og nøglen til en sund økonomi.
Et økonomisystem samler alle din virksomheds økonomiske data og giver struktur og støtte til mange af de administrative opgaver, du alligevel ikke slipper for som virksomhedsejer. Så dit liv bliver nemmere med et økonomisystem.
Med et økonomisystem til budget og regnskab i din virksomhed får du meget bedre styr på dit firmas drift og udvikling.
Det betyder, at du kan forbedre din virksomheds indtjening, samtidig med at du får bedre styr på og kontrol med de administrative opgaver.
Et regnskabssystem giver dig mere tid til det, du er god til, samtidig med at du får nemmere ved fx at få faktureret dine kunder og dermed få pengene ind.
Det kan virke uoverskueligt at skulle i gang med at indføre – hvordan griber man indførelsen an?
Du kan tage en snak med din revisor og eventuelt ringe til din brancheorganisation. Meget ofte findes der løsninger, der er tilrettet lige præcis de behov, din branche har. Måske er det alt rigeligt med et lille og simpelt, men behageligt overskueligt system i dit tilfælde.
I dag findes der også en række netbaserede løsninger, som er relativt billige og enkle at anvende.
Det kan tage tid at blive fortrolig med de enkelte funktioner og nødvendige arbejdsgange, og du vil måske synes, at det føles stærkt indgribende i driften af din virksomhed. Men det bliver det administrative fundament for virksomheden med tiden.
Arbejdsprocesserne i forbindelse med et regnskabssystem bygger på rigtig mange års erfaring i erhvervslivet med, hvordan administrationen bedst varetages. Derfor giver en god løsning dig de processer, din virksomhed har brug for.
De fleste leverandører af regnskabssystemer tilbyder også at hjælpe dig godt i gang med brugen. De arrangerer undervisningsforløb, og flere af dem tilbyder at hjælpe dig hele vejen, til du føler dig tryg med dit nye system.
Mange af leverandørerne har et servicetelefonnummer (en hotline), hvor du kan ringe og få hjælp, hvis du går i stå i brugen. Det betaler sig at blive sat godt ind i den korrekte brug af systemet og dets muligheder. Så få hjælp og rådgivning fra leverandøren, og vælg et system, der passer til både din branche og din størrelse.
Et regnskabssystem indeholder dit firmas økonomiske transaktioner. Loven siger, at de skal opbevares i 5 år, så du skal sikre dig, at der bliver taget ordentlig backup. Ligeledes skal du huske på, at alle firmaets faktureringer ligger i systemet. Det betyder, at din kundebase lige pludselig også bliver en del af dit regnskabssystem.
I dag findes der groft sagt to slags regnskabssystemer.
Der er fordele og ulemper ved begge typer:
Med de traditionelle systemer skal du fysisk logge på maskinen i din virksomhed for at lave regnskab.
Du skal selv sikre dig, at programmet er opdateret, og du skal selv sikre dig at få taget backup af dit regnskab og gemme denne sikkert. På den anden side kan det give en følelse af tryghed og kontrol, at ens hjerteblod – firmaregnskabet – ligger fysisk hos en selv. Ofte betales en anskaffelsespris for programmet, og nogle tilbyder derudover serviceabonnement til en fast månedlig ydelse.
Der findes i dag flere netbaserede løsninger, hvor du logger ind på en central tjeneste via internettet.
Denne type kaldes enten ”hosted” eller “cloudbaseret”. Her befinder dit regnskabsprogram og dit regnskab sig centralt på regnskabsudbyderens store, centrale computersystem.
Fra en hvilken som helst computer med internetadgang kan du komme ind på dit regnskabssystem - også når du er ude at rejse. Kan du overkomme følelsen af utryghed ved, at Internettet skal virke, for at du har regnskabsadgang, er der en række meget store fordele. Dine data er bedre og billigere beskyttet mod tab centralt end i dit firma, og løsningerne er normalt billigere at komme i gang med.
Det er altid en god idé er at spørge i din omgangskreds om, hvad der er gode erfaringer med.
Erhvervsstyrelsen - Langelinie Allé 17 - 2100 København Ø - Tlf. 70 15 16 18
