Aftale om it-leverancer

Indledende bestemmelser

Aftalen bør indeholde indledende bestemmelser, hvor aftalens formål og baggrund beskrives. Endvidere bør aftalen indeholde indledende bestemmelser med definitioner på genstande og begreber beskrevet i aftalen. Dette skal sikre, at der ikke efterfølgende opstår tvivl om de begreber der er anvendt.

Leverandørens leveringsforpligtelser

Det er naturligvis vigtigt, at udstyret, der skal leveres, bliver omhyggeligt defineret. For at gøre selve kontrakten mere overskueligt beskrives udstyret i et bilag, der vedlægges og henvises til i aftalen. Der kan med fordel ligeledes udarbejdes en kravspecifikation, som det leverede udstyr skal opfylde. Dette kan med fordel ligeledes vedlægges aftalen i bilag. Ligeledes kan kundens it-miljø beskrives i et bilag til aftalen. Ovennævnte punkter skal modvirke, at der bliver leveret løsninger eller udstyr, der ikke lever op til kundens krav eller ikke er kompatible med kundens system.

Afklaringsfase

Eventuelt kan der aftales en afklaringsfase, hvor formålet er at undersøge, om det er hensigtsmæssigt at supplere eller præcisere ovennævnte bilag. Aftales en sådan fase, bør fasens længde samt parternes forpligtelser aftales. Ligeledes bør fremgangsmåden nøje defineres.

Udtrædelsesadgang

Teksten i punktet Afklaringsfase kan eventuelt suppleres med en passus om, hvordan køber og leverandør kan komme ud af denne aftale. Aftales der en såkaldt udtrædelsesadgang er det vigtigt, at det aftales under hvilke betingelser en sådan udtrædelsesadgang kan udnyttes. Fx. 

• For det første bør der fastsættes en klar tidsfrist eller indtræden af en begivenhed, som sætter den tidsmæssige udstrækning for muligheden for at træde tilbage fra aftalen
• Dernæst bør det bestemmes, under hvilke betingelser parterne kan træde tilbage
• Endeligt skal konsekvenserne af en tilbagetræden klarlægges. Dette kunne være, at parterne ikke kan gøre noget krav gældende mod hinanden, eller at parterne har ret til del-betaling for allerede udført arbejde.

Ændringer

Idet det er en langvarig og kompliceret proces at levere en it-ydelse, hvor det sandsynligvis bliver nødvendigt med modifikationer til den oprindelige bestilling, er det vigtigt, at proceduren og mulighederne for at gennemføre ændringer aftales nøje.

Aftalepunktet kan deles op på kundens ændringsanmodninger og leverandørens ændringsanmodninger. De nærmere konsekvenser bør aftales. Dette være sig særligt de økonomiske konsekvenser af ændringer.

Leveringssted og levering

Leveringsstedet bør fremgå af aftalen. Der bør udarbejdes en tidsplan for leverancen, således at leverandørens frister klart fremgår af aftalen. Tidsplan kan med fordel vedlægges som bilag. Det kan eventuelt aftales, at kunden under nærmere bestemte betingelser kan vælge at udskyde leveringen.

Kundens deltagelse

Såfremt kundens medvirken til udførelsen af leverancen er nødvendig, bør dette fremgå af aftalen. Dette kan eksempelvis være i form af at stille oplysninger, medarbejdere, lokaler eller andre faciliteter til rådighed.

Priser

Priser bør naturligvis også specificeres i kontrakten. Det bør nøje opregnes, hvad der er inkluderet i de angivne priser.

Afprøvning

Det kan aftales, at systemet i en nærmere bestemt periode afprøves. Dette kan med fordel foretages ved en overtagelsesprøve og en driftsprøve. Formålet med en overtagelsesprøve er at efterprøve, om den aftalte funktionalitet er til stede. Ved en driftsprøve testes, hvorvidt leverancen overholder servicemålene opstillet i det relevante bilag.

Vedligeholdelse

Typisk vil man indgå aftale med leverandøren om i en efterfølgende periode at vedligeholde systemet. Omfanget af vedligeholdelsen beskrives i et bilag.

Garanti

Såfremt leverandøren stiller garantier i relation til det leverede skal disse fremgå af aftalen. Da disse typisk er omfattende kan dette gøres i et bilag. Det er vigtigt at få taget stilling til hvad der konkret bliver garanteret, og hvor lang tid efter leveringen denne garanti gælder.

Misligholdelse og erstatning

Det er vigtigt at få taget stilling til konsekvenserne af en misligholdelse. Indledningsvist kan der gives eksempler på forhold, der vil blive anset som misligholdelse. Det er i mange tilfælde svært at dokumentere et tab, når medkontrahenten misligholder. Derfor kan det med fordel aftales, at der ved forsinkelse betales dagbøder. Der bør ligeledes tages stilling til, i hvilket omfang leverandøren har afhjælpningsbeføjelser.

Rettigheder til programmel og dokumentation

Det bør afklares i aftalen, hvem af parterne, der har rettighederne til det leverede programmel og dokumentation. Det vil oftest blive aftalt, at disse rettigheder tilhører leverandøren.

Tredjemands rettigheder

Det bør aftales, at leverandøren indestår for, at det leverede ikke krænker tredjemands rettigheder.

Tvistigheder

Herunder kan det aftales, hvorledes parterne skal forholde sig, såfremt det kommer til uoverensstemmelse mellem parterne. Der kan for eksempel indsættes bestemmelser om, at parterne har en forhandlingspligt ved opståen af konflikter. Derudover kan indsættelse bestemmelser om mediation eller voldgift.