Leverance- og projektstyring

Selvom du måske ikke har defineret dem som “igangværende projekter”, har du masser af dem. Både kundeprojekter, som du tjener penge på, og interne projekter, der handler om at videreudvikle virksomheden.

Hvis du ser på dine aktiviteter som enkeltstående projekter, kan du bedre få et overblik over, hvordan du prioriterer din tid - og blive bedrer til at gennemføre projekterne mere effektivt og tjene flere penge.

Fra opgaver til projekter

Hvis du sælger produkter, er du måske ikke vant til at betragte dine leverancer som en serie af projekter. Men det kan de sagtens være.

Et projekt er nemlig enhver aktivitet, der har en startdato og en forventet slutdato. Eller en stor opgave, der kan inddeles i flere delopgaver eller tidsfaser og har et resultat eller en leverance, der afslutter projektet. Det kan fx være et projekt at skulle på en bestemt messe eller at udvikle en ny salgsmetode, som skal implementeres.

Fordele

Hvis du definerer dine opgaver som projekter, er der flere fordele at opnå. I stedet for at have 100 opgaver på din to-do liste, har du måske 10 projekter med hver deres to-do liste.

Med projekterne klart defineret er det også lettere at lave en mappe til hvert projekt - både på computeren og i reolen. Selv denne enkle, praktiske organisering er med til at gøre projekterne synlige og gøre det lettere at prioritere, hvilke projekter du skal arbejde på i denne uge.

De enkelte opgaver får større betydning. Den opringning, der skal foretages, er ikke bare noget, der skal overstås. Det er et led i et større projekt og hænger sammen med andre opgaver.

Overblik og prioritering

Start med at få et overblik over alle dine projekter. Måske er der nogle, der kan udsættes. Og måske er der nogle, der lige nu ikke er prioriteret højt, men som kan være afgørende for at løfte virksomheden til næste niveau.

Effektiv gennemførsel

Når du skal i gang med et projekt, bliver det langt mere overskueligt, hvis du bryder det op i faser, del-opgaver og tjeklister. Det gør også, at du får detaljerne i projektet med, og at du måske ender med at lave et bedre projekt.

Desuden giver det dig mulighed for hurtigt at kunne krydse opgaverne af på en liste, så du kan se, at projektet skrider fremad.

Husk opfølgning

En projektplan kan være nok så god, men den skal altid føre til handling. Og det kræver opfølgning. Det kan ske på fx et ugentligt eller månedligt projektmøde.

God gennemførsel af projekter indebærer

• Opbrydning af projektet i mindre opgaver
• Afklaring af projektets formål
• Regelmæssig opfølgning

Projektplanlægning skal spare tid

I sidste ende skal projektplanlægning hjælpe dig med at bruge din tid bedre. For nogle virksomheder kan projektplanlægning tage overhånd og ende med at tage meget længere tid end nødvendigt. Derfor er det godt at være opmærksom på, hvor mange ressourcer du bruger på det i forhold til, hvor meget du får ud af det.

Den store tidssluger ligger i startfasen, når du skal definere dine projekter, prioritere dem og bryde dem op i overskuelige opgaver. Men når det er gjort, vil din projektstyring med tiden blive mere effektiv.

---