At bogføre betyder at registrere alle de økonomiske aktiviteter, dvs. transaktioner, der er i virksomheden.
Du har i princippet en transaktion, der skal bogføres:
Det kan umiddelbart virke voldsomt, men det er som regel blot et spørgsmål om én gang for alle at indarbejde en fast rutine, der sikrer, at dine registreringer foretages på den rigtige måde.
En registrering af en ind- eller udbetaling kaldes en postering. Nogle posteringstyper kræver ikke nødvendigvis et papirbilag som grundlag. Det kommer vi nærmere ind på nedenfor.
Sådan laver du en postering
Der kan skelnes mellem disse tre typer af transaktioner, også selv om vi måske ikke anvender disse begreber direkte i det daglige. En af grundene til, at vi skelner mellem de tre typer af transaktioner er, at kravene til bilag er forskellige.
Et bilag er det stykke papir, der er dokumentation for den pågældende transaktion. Alt afhængig af transaktionens type stilles der forskellige krav til bilaget, og visse typer af transaktioner kræver slet ikke noget bilag.
Når du køber en vare eller en ydelse, får du en regning i form af en faktura fra leverandøren. Denne originalregning skal anvendes som bilag til bogføringen. Det gælder, uanset om du køber kontant eller på kredit.
Grunden til, at man forlanger en originalregning som dokumentation for et varekøb eller en omkostning er, at der normalt kun findes én originalregning, mens der i princippet kan laves uendeligt mange kopier af den samme regning.
Ved at bruge den originale regning som bilag for en købstransaktion forsøger man at sikre, at købstransaktionen kun bogføres denne ene gang.
Når du selv sælger, skriver du i princippet en regning til kunden. Regningens form afhænger imidlertid af, hvilken form for forretning du driver, idet mange detailforretninger i praksis kun udleverer en regning til kunden, hvis de bliver bedt om det.
Eftersom originalregningen er udleveret til kunden, anvender man en kopi af regningen som bilag til bogføringen.
Betalingstransaktioner kan forekomme i mange varianter. Herunder kan du se nogle af de mest typiske former for betalingstransaktioner.
Der er tale om en betalingstransaktion:
Bogføring af en betalingstransaktion kræver ikke et originalbilag (eller en kopi af din egen salgsfaktura), men alene en eller anden form for dokumentation for at den pågældende betaling har fundet sted.
Dette bilag kan, hvad angår indbetalinger fra dine kunder, være en kopi af den kvittering, du eventuelt har udstedt. Det kan også være en linie på et kontoudtog fra din bank, eller måske blot en linie i din kassebog.
Bilagene til udbetalinger, der ikke samtidig er købstransaktioner, vil ofte blot være en gennemskrivningskopi af en check, en linie på et bankkontoudtog eller lignende.
Fælles for disse eksempler er, at de i modsætning til købs- og salgstransaktioner ikke medfører en postering på en købs-, omkostnings- eller salgskonto. Betalingstransaktioner giver alene anledning til posteringer på konti under aktiver og passiver – det vil sige statuskonti.
Det kan ikke undgås, at du en gang imellem kommer til at bogføre noget forkert og er nødt til at rette i bogføringen. Rettelser kaldes også efterposteringer eller omposteringer.
Efterposteringer skal som alle andre posteringer have et bilagsnummer. Der skal som udgangspunkt også være et tilhørende papirbilag som forklaring til rettelsesposteringen. Men i mange tilfælde vil den tekst, man skriver i bogføringen, være tilstrækkelig som forklaring og papirbilag kan udelades.
En gylden regel er, at hvis du laver fejl, så gør det konsekvent! Med andre ord, hvis du er i tvivl om hvordan du håndterer en bestemt type postering, så gør det på samme måde hver gang. Hvis en bestemt type af posteringer konsekvent er ført på den forkerte konto, er det som regel let for eksempelvis en revisor at rette fejlen efterfølgende. Hvis den samme type posteringer derimod i nogle tilfælde er ført på én måde, i andre tilfælde på en anden (måske den rigtige måde), kan det være meget mere tidkrævende at rette fejlene.
Rettelser bogføres på samme dato som den postering, der rettes. Af og til ser man, at rettelser bogføres pr. en senere dato, men det er en uskik og giver anledning til fejl eller i bedste fald forvirring.
Læs mere om daglige transaktioner og bogføring i bogen "Få styr på Bøvlet - om bogføring og regnskab". Bogen kan købes på startogvaekstshop.dk
Hej, Jeg har læst en del om Iværksætterkonto og etableringskonto, men der er stadigt en del grundlæg ...
Hej, Jeg har læst en del om Iværksætterkonto og etableringskonto, men der er stadigt en del grundlæg ...
