Forretningsgange - effektivisering

Det er alle virksomhedens forretningsgange, der gør, at du i sidste ende skaber værdi for dine kunder. Derfor udgør de din virksomheds værdikæde. Men hvilke bruger I tid på, og hvilke tjener penge til virksomheden?

Din virksomheds værdikæde afhænger af, hvilken branche du er i. En produktionsvirksomhed vil typisk have produktdesign, indkøb eller logistik som nogle af de vigtigste forretningsgange. En vidensvirksomhed vil nok derimod have projektudvikling, projektledelse og evaluering som nogle af sine forretningsgange.

Det er ikke ualmindeligt, at et kig på forretningsgangene afslører, at vigtige processer endnu mangler at blive tilrettelagt.

Start med at få overblik

Overblik er et af nøgleordene i professionaliseringen af forretningsgangene. En måde at få overblik er helt enkelt at sætte en stor plakat op på væggen og skrive post-it notes for alle virksomhedens opgaver og aktiviteter.

Du kan også vælge at skabe overblik ved at registrere alle de store og små opgaver, du og dine medarbejdere løser i løbet af en uge. Det gælder telefonsamtaler, interne møder, e-mails, papirarbejde osv. Det vil hjælpe til at afdække din virksomhedens aktiviteter.

Med en plakat på væggen eller lister med aktiviteter bliver det lettere at definere virksomhedens overordnede forretningsgange og inddele arbejdsopgaverne i logiske undergrupper.

Dokumentation

Næste skridt er at dykke ned i de enkelte forretningsgange og beskrive dem nærmere - eller med andre ord: Dokumentere dem.

Det giver måske ikke mening at bruge tid på at dokumentere alle forretningsgange i hele virksomheden, så overvej, hvilke der er de allervigtigste i din virksomhed og fokuser på dem.

Tjeklister

Den simpleste måde er at lave konkrete tjeklister for fx opsætning af computer til ny medarbejder, materialer til salgsmøder og lignende. Det er en effektiv måde at få styr på hverdagen, sikre kvaliteten af dit arbejde og spare tid næste gang, samme opgave skal udføres.

Procedurebeskrivelse

Du kan også lave en mere omfattende procedurebeskrivelse af arbejdsgangene - fx af salgsprocessen. En procedurebeskrivelse skal således beskrive hele salgskæden. Lige fra det tidspunkt, hvor et kundeemne registreres, til kunden kontaktes, til der skrives tilbud, sendes en ordrebekræftelse eller en kontrakt, og til ordren til sidst leveres.

Styrken ved procedurebeskrivelsen er, at du en gang for alle beslutter, hvad den gode procedure er. Samtidig kan det sikre, at du og dine medarbejdere konsekvent følger den.

Effektivisering med LEAN

At dokumentere forretningsgangene gør dem ikke i sig selv mere strømlignede og effektive. Det kræver et særligt blik på arbejdsgangene og et systematisk forsøg på at gøre dem bedre.

LEAN-metoden bliver ofte brugt til netop effektivisering.

• Brug nogle af LEAN-principperne i din virksomhed er at se på dine forretningsgange og vurdere, om de skaber værdi for kunden. Tal med dine kunder og find ud af, hvad der betyder noget for dem.
• Fjern spildtid og ineffektivitet. Fx hvis en opgave skifter hænder for mange gange, eller hvis opgaver ligger for lang tid, inden de bliver afsluttet.
• Overvej, om der er processer, der helt kan fjernes i stedet for at prøve at effektivisere dem.

Fordele

Det er som regel altid godt at effektivere sine arbejdsgange. Men du må også gøre op med dig selv, hvor meget struktur du ønsker at have.

En af de store fordele ved at få beskrevet arbejdsgangene er, at din viden som ejer - og dine medarbejderes viden - nemmere kan gives videre til andre. Det er ofte det, der skal til, når en virksomhed skal vokse.

---