Grundlæggende bogføring

Den daglige systematisering af regnskabsbilag kræver kendskab til de vigtigste begreber som kontoplan, kassekladde, debitor og kreditor.

En kontoplan er en måde at opdele en virksomheds økonomiske aktiviteter på, så de bliver lettere at overskue. Formålet med en kontoplan er at have en fast struktur i de konti, der oprettes i bogholderiet.

Ofte bliver kontoplanen opdelt i konti der indeholder:

Virksomhedens daglige drift - indtægter og udgifter
Virksomhedernes aktiver - hvor meget er virksomheden værd
Virksomhedens passiver - hvor meget skylder virksomheden

Bogføringslovgivningen kræver, at du har en hensigtsmæssig kontoplan, men bortset fra enkelte specifikke regler om fx momsregnskabet, er der ingen lovbestemmelser omkring kontoplanens indhold og opbygning.

Læs mere om Kontoplan

Standard kontoplan

Med standard kontoplan menes en skabelon, der bør tilpasses, for at kunne bruges i lige præcis din virksomhed. Ofte er der mange overflødige konti, der ikke er relevante for din virksomhed, og de kan blot slettes.

En kontoplan er opbygget af grupper indenfor drift, aktiver og passiver. Vareforbrug er et eksempel på en bogføringsgruppe med tilhørende underkategorier.

Eksempel

En enkel kontoplan kan fx se således ud:

Eksempel på en kontoplan

Når man bruger en standard kontoplan til praktisk bogføring, er det vigtigt at have overblik over kontoplanens opbygning i grupper:

Hvilken gruppe hører den givne postering hjemme i?
Hvilken bogføringskonto indenfor denne gruppe skal anvendes?

I en kontoplan er der ofte konti med betegnelser, der ligger tæt op ad hinanden i forskellige grupper. I visse tilfælde kan der måske endda være konti med helt identiske betegnelser. Derfor er det meget vigtigt, at man vælger denne fremgangsmåde.

Kassekladden benyttes til indtastning af posteringer. Man kan således indtaste et større eller mindre antal posteringer i kladdeform, udskrive disse på en liste til korrekturlæsning og derefter rette, slette og tilføje efter behov.

Læs mere om Kassekladde

Først når du er færdig med kassekladden, bliver den bogført. Herefter er det slut med at rette i bogføringen. Eventuelle fejl kan fra nu af, kun rettes ved at danne en ny postering med samme beløb, med modsat fortegn – en såkaldt modpost.

Når du sælger momspligtige varer eller ydelser til andre erhvervsdrivende, skal du altid udarbejde en faktura.

Læs mere om Faktura

Det skal fakturaen indeholde

En faktura skal indeholde følgende oplysninger:

Fakturanummer
Fakturadato
Sælgers navn og adresse samt CVR-/SE-nummer
Kundens navn og adresse
Varens art, mængde og pris
Leveringsdato (hvis den ikke er den samme som fakturadato)
Momsgrundlaget, pris pr. enhed uden afgift, eventuelle prisnedslag, bonus og rabatter, hvis disse ikke er indregnet i prisen pr. enhed
Gældende momssat
Momsbeløbet

Du kan læse mere om kravene til fakturaer på tax.dk.

Hvis din virksomhed udsteder en kassebon, skal den indeholde:

Virksomhedens navn eller CVR-nummer
Den samlede salgspris inklusive moms.

Du kan bruge Virk.dk til at sende en elektronisk faktura direkte til en myndighed eller det offentlige.

Link til NemHandel Fakturablanket på Virk.dk

For at holde styr på dine debitorer og kreditorer er det vigtigt, at du er systematisk. Du kan skabe overblik over dine debitorer og kreditorer i henholdsvis et kundekartotek og et leverandørkartotek. Det vil også være dit grundlag for udsendelse af fakturaer og betaling af regninger.

Læs mere om Debitorer og kreditorer

Debitormodul i et bogføringsprogram

Som erhvervsdrivende er du afhængig af rettidige indbetalinger fra din virksomheds kunder. Med den rette debitorstyring i fx et debitormodul undgår du at miste penge på fakturaer, der er glemt.

Et debitormodul i et bogføringsprogram indeholder et kundekartotek, der i de fleste systemer også kan udskrive fakturaer. Fakturaerne bogføres automatisk på debitorkontoen i kundekartoteket.

I debitormodulet findes der andre muligheder til debitorstyring, fx renteberegning, som man kan benytte alt efter behov.

Der findes også en lang række andre funktioner, fx oplysninger til brug for salgsstatistikker.

Kreditormodul i et bogføringsprogram

Det koster renter og gebyrer at betale kreditorer for sent, og betales regningerne for tidligt koster det dig likviditet og dermed renteudgifter på kassekreditten. Derfor er det vigtigt, at du får overblik over dine kreditorer.

Et kreditormodul i et bogføringsprogram indeholder et leverandørkartotek, hvor du kan styre dine betalinger til leverandører. I dette modul findes der også funktioner til brug for købsstatistikker.

Sidst opdateret: 07.02.2012